Fjernlageret i Vejle

Nyt på biblioteket: Kunstig intelligens skal holde styr på en halv kilometer kaos

12.06.19
Vejle Bibliotekerne trykker torsdag den 13. juni for startknappen på et nyt logistiksystem, som skal frigøre tid til nye former for biblioteksbetjening af brugerne.

Kaotisk opstilling lyder ikke som noget et bibliotek kan bruge. Det store logistikapparat, som kører bag facaden, går netop ud på, at man skal kunne finde alt. Men torsdag den 13. juni indfører vi et nyt IT-system til at holde styr på logistikken. IMS hedder det; intelligent materiale styring. Og det smarte er netop, at bøgerne kan stilles usorterede – eller kaotisk – i et fjernlager. Det er dog ikke længere væk end kælderen under hovedbiblioteket. Ved at fylde fjernlageret ”kaotisk” sparer vi mange sorteringer og manuelle arbejdsgange, samtidig med at IMS nøjagtig ved, hvilken hylde bogen står på.

Og det ved medarbejderne så også, for IMS bliver indbygget i vores arbejdsmobiltelefoner, der kan scanne bøger og hylder. Med IMS går kunstig intelligens med ind og opsamler medarbejders erfaringer og styrer bøgernes vej i systemet mere effektivt.

Der har været et omfattende forarbejde med opmåling af al plads i de fem biblioteker i Børkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle. Alle hylder er blevet målt, der er ryddet grundigt op, og alt fremtidigt indhold på den enkelte hylde er prioriteret. Så kan IMS styre det hele automatisk. Hvis der bliver lidt tomt på en romanhylde i Give, registrer IMS det og sørger for at dirigere de rigtige, interessante romaner til Give.
Generelt bliver der nu mere plads på hylderne, så bøgerne kan præsenteres bedre, samtidig med at det nye og aktuelle prioriteres, så lånerne vil opleve biblioteket som endnu mere inspirerende og spændende.

Brugerne mærker ikke meget
Ud over flere fristende bøger på hylderne vil du som bruger ikke umiddelbart se meget til IMS. Det er et logistiksystem, der kører bag bibliotekssystemet, som du kender fra søgning og bestilling. Indføringen af IMS gør arbejdsgangene bag facaden mere effektive. Kun vil du som låner ikke fremover få et afhentningsnummer, når du får besked om afhentning af et reserveret materiale. Du får i stedet besked om titlen og den hylde, bogen står på. IMS kan nemlig håndtere en bogvogn og en hylde i én arbejdsgang i stedet for de 30-35 arbejdsgange, der skal til for at håndtere bøgerne enkeltvis.

Læs mere om, hvordan du fremover afhenter dine reserveringer.

Nye hylder i kælderen
Når vi køber omkring 200 nye bøger hver uge, er der rift om plads på hylderne. Så et helt tomt lokale og nye, ledige hylder er et særsyn. Men det synlige bevis på den nye teknologi er netop et uberørt nyt fjernlager i kælderen under Vejle Bibliotek. Det bliver fyldt, når IMS går i gang den 13. juni.
Avisarkivet er flyttet, så der er blevet plads til 560 nye 90 centimeter brede hylder, hvor bøgerne ikke vil stå i den normale rækkefølge, men i IMS’es kaotiske opstilling. 
Ud over det store nye fjernlager rummer kælderen også magasiner. Her står bøger, grammofonplader, cd’er, film og meget mere, som ikke udlånes så meget, men som biblioteket holder klar til lånerne. Som Centralbibliotek for de sydjyske kommuner samt Middelfart har vi en ekstra stor samling af materialer og har dermed bøger mv, som de øvrige biblioteker ikke har i deres samlinger.
Også derfor har vi rigtig mange bestillinger. Op mod 1.200 bestillinger kan der være hver dag, bøger som medarbejderne skal finde – og sætte på plads igen, når de kommer hjem. 
Desuden står nogle bøger, fremover primært fagbøger og børnebøger, i depot. Det er bøger, der ikke er plads til på hylderne i publikumsområderne, men bøger, der bliver opstillet i samme orden som i biblioteksrummet. Dermed kan bibliotekarer skimme hylderne efter emne og ikke kun søge dem frem i databaserne. Depotet er et godt værktøj, hvis borgerne ønsker børnebøger i en bestemt genre eller for et alderstrin. Eller hvis studerende skal finde bøger om specifikke emner til en opgave.
Internt bliver det desuden en hjælp, at listerne over bestilte bøger, der skal findes frem, ikke længere kommer på print. De kommer fremover direkte på mobiltelefonen i den rækkefølge, de står på hylderne. Det vil spare mange skridt.
Systemet IMS er dansk udviklet til bibliotekerne og er allerede testet og indført på en håndfuld biblioteker heriblandt Aarhus, Aalborg og København.